Excel ile Cari Hesap Mutabakatı Nasıl Yapılır?

Excel ile cari hesap mutabakatı yapmak için iki tarafın aynı döneme ve para birimine ait ekstrelerini alın, borç/alacak yönünü ortaklaştırın ve işlemleri belge numarası ile tutar üzerinden karşılaştırın. Eksik kayıtları, tutar farklarını ve belirsiz eşleşmeleri ayrı inceleyin. Toplamların eşit olması, tüm işlemlerin doğru eşleştiğini tek başına göstermez.

Bu rehber, müşteri veya tedarikçi ekstresini kendi muhasebe kayıtlarıyla karşılaştıran ekipler için hazırlanmıştır. Aşağıdaki örnekler kurgusaldır; amaç, farkın kaynağını bulabileceğiniz tekrarlanabilir bir çalışma düzeni oluşturmaktır.

Cari hesap mutabakatı nedir?

Cari hesap mutabakatı, şirketiniz ile müşterinizin veya tedarikçinizin aynı ticari ilişkiye ait kayıtlarını karşılaştırma sürecidir. Faturalar, tahsilatlar, ödemeler, iadeler ve diğer hareketler iki tarafta aynı şekilde kaydedilmemiş olabilir. Karşılaştırma, hangi işlemin açıklama veya düzeltme gerektirdiğini görünür kılar.

Ekstre karşılaştırması ile hesap bakiyesi kontrolünü ayırın. Bir dönemdeki hareketleri toplamak, o dönemin net hareketini verir. Dönem sonu bakiyesini değerlendirmek için açılış bakiyesinin de aynı olduğunu doğrulamalısınız. Açılış bakiyeleri farklıysa işlemler eşleşse bile kapanış bakiyeleri farklı kalabilir.

1. İki tarafın ekstrelerini hazırlayın

Karşılaştırmaya başlamadan önce dosyaların kapsamını eşitleyin. Yanlış dönem veya farklı para birimi seçimi, gerçekte olmayan farklar üretebilir.

• Aynı cari hesap: Benzer unvanlı şirketleri ve farklı şubeleri karıştırmayın.
• Aynı tarih aralığı: Başlangıç ve bitiş tarihlerini iki taraf için aynı belirleyin.
• Aynı para birimi: TRY, USD ve EUR hareketlerini ayrı değerlendirin.
• Yeterli sütun: Tarih, belge numarası, açıklama ve borç/alacak ya da işaretli tutar alanlarını hazırlayın.
• Temiz tablo: Başlıkların tek satırda olmasına dikkat edin. Ara toplamları işlem olarak saymayın; orijinal dosyayı koruyun.

Belge numaralarını metin olarak tutmak, baştaki sıfırların kaybolmasını önler. Örneğin “000125” ve “125” her sistemde aynı belge anlamına gelmeyebilir. Tutarların sayıya doğru çevrildiğini de kontrol edin: “1.250,50” ile “1,250.50” farklı bölgesel biçimlerdir.

2. Excel ile ekstre karşılaştırmasını adım adım yapın

Borç ve alacak yönünü ortaklaştırın

Bir şirketin alacağı, karşı şirketin kayıtlarında borç olarak görünebilir. Bu nedenle iki dosyada doğrudan “borç eksi alacak” hesaplayıp sonuçları karşılaştırmak yanıltıcı olabilir. Kayıtların anlamını kontrol ederek bir tarafı ters yönde değerlendirin. Kendi faturanız sizde +12.000 TL, karşı tarafta −12.000 TL görünüyorsa ortak yönde ikisinin de +12.000 TL olması gerekir.

Belge numarasıyla eşleştirin, tutarı doğrulayın

Önce aynı belge numarasına sahip satırları bulun. Ardından ortak yöndeki tutarları karşılaştırın. Excel’de ayrı çalışma sayfaları kullanıp belge numarası için arama yapabilir, yan yana gelen tutarlardan fark sütunu oluşturabilirsiniz. Ancak aynı numara birden fazla kez geçiyorsa ilk bulunan satırı doğru kabul etmeyin; tekrarlı kayıtları ayrıca inceleyin.

Bulunamayan kayıtları iki yönde arayın

Yalnızca kendi ekstrenizdeki kayıtları karşı dosyada aramak yeterli değildir. Karşı tarafın dosyasında olup sizde olmayan işlemler için ikinci bir kontrol yapın. Sonuçları “eşleşti”, “tutar farklı”, “yalnızca sizde”, “yalnızca karşı tarafta” ve “kontrol gerekli” olarak ayırın.

Belirsiz eşleşmeleri manuel kontrol edin

Belge numarası yoksa tarih ve tutar benzerliği bir aday eşleşme sunabilir. Aynı tarihte aynı tutarda iki farklı işlem bulunabileceği için bu benzerliği kesin kanıt saymayın. Açıklama, banka dekontu veya kaynak belge üzerinden doğrulama yapın.

3. Örnek cari hesap mutabakat tablosu

Aşağıdaki tutarlar aynı işlem yönüne çevrilmiştir. Açılış bakiyesinin ayrıca doğrulandığı varsayılmamıştır.

Sizin net hareket toplamınız 15.500 TL, karşı tarafın toplamı 19.000 TL’dir. “Sizin toplamınız eksi karşı toplam” farkı −3.500 TL olur. Bu fark; 500 TL tutar farkı, sizdeki −5.000 TL ödeme ve karşı taraftaki −1.000 TL iade birlikte değerlendirilerek açıklanır.

Eksik görünen ödeme karşı tarafta başka bir tarihle kaydedilmiş olabilir. İade de sizin dosyanızın tarih aralığı dışında kalmış olabilir. Dolayısıyla fark tablosu, kaydı otomatik değiştirme talimatı yerine kaynak belgeleri araştırmak için kullanılmalıdır.

4. Mutabakat farklarının sık karşılaşılan nedenleri

• Dönem sınırı: Bir taraf ayın son gününde, diğer taraf sonraki ayda kayıt yapmış olabilir.
• Eksik işlem: Fatura, ödeme veya iade iki dosyadan yalnızca birinde bulunabilir.
• Farklı tutar: Kesinti, iskonto veya kısmi kayıt nedeniyle tutarlar farklı olabilir; nedeni belgelerle doğrulayın.
• Tekrarlı belge: Aynı işlem iki kez kaydedilmiş veya aynı numara farklı işlemlerde kullanılmış olabilir.
• Parçalı ödeme: Bir dosyada tek satır olan ödeme diğerinde birkaç satıra bölünmüş olabilir.
• Açılış farkı: Önceki dönemden gelen bakiye farklıysa yeni dönem hareketlerini eşleştirmek tek başına yeterli olmaz.

Örneğin tek bir 10.000 TL ödeme diğer dosyada 6.000 TL ve 4.000 TL olarak yer alıyorsa bire bir eşleştirme bunu çözmeyebilir. Çoklu satırları birlikte inceleyin ve açıklamayı rapora ekleyin.

5. PDF ekstre ve veri gizliliğinde nelere dikkat edilmeli?

PDF’de metin seçebiliyorsanız dosyadan satır çıkarmak mümkün olabilir; yine de sütun kayması, sayfa sonları ve tekrar eden başlıklar kontrol edilmelidir. Taranmış görsel PDF’ler için OCR gerekir. OCR sonucundaki belge numarası ve tutarları orijinal sayfayla doğrulayın.

Muhasebe dosyalarının yüklenmesi, saklanması ve AI hizmetine gönderilmesi farklı işlemlerdir. Kullandığınız araçta hangi bilginin cihazda işlendiğini, hangi içeriğin sunucuya gittiğini ve saklama süresini öğrenin. Parolayla şifreli saklama, AI açıklaması için paylaşılan verileri otomatik olarak gizlemez.

6. Mutabık ile Excel ve PDF mutabakatını deneyin

Mutabık’ın mevcut prototipinde XLSX, CSV veya metin içeren PDF ekstrelerinizi ekleyebilir, sütunları ve işlem yönünü kontrol ederek karşılaştırmayı başlatabilirsiniz. Sonuçlarda farkları filtreleyebilir, kaynak satırlarını inceleyebilir ve Excel raporu hazırlayabilirsiniz.

1. Sizin ekstrenizi ve karşı tarafın ekstresini seçin.
2. Tarih, belge ve tutar sütunlarını; borç/alacak yönünü doğrulayın.
3. Karşılaştırmayı başlatıp farklı ve belirsiz kayıtları inceleyin.
4. Kaynak belgeleri kontrol edin, raporu alın; isterseniz sonucu parolanızla şifreli kasaya kaydedin.

Dosyalar tarayıcıda okunur; kasa içeriği cihazda şifrelenir. AI açıklaması için ayrıca paylaşım onayı gerekir. Mevcut sürüm taranmış PDF, otomatik döviz dönüşümü ve parçalı ödemelerin otomatik eşleştirilmesini desteklemez. AI açıklaması hizmetin kullanılabilirliğine bağlıdır; karşılaştırma hesabı kurallarla yapılır.

Sık sorulan sorular

Excel’de toplamlar eşitse mutabakat tamamlanmış olur mu?

Hayır. Birbirini dengeleyen eksik veya yanlış kayıtlar aynı toplamı verebilir. İşlem bazında eşleştirme ve açılış bakiyesi kontrolü de yapılmalıdır.

Belge numarası olmayan işlemler nasıl eşleştirilir?

Tarih ve tutar üzerinden aday kayıtlar bulunabilir. Aynı tutarda birden fazla işlem olabileceği için kaynak belge ve açıklamayla doğrulama gerekir.

PDF ile Excel ekstresi karşılaştırılabilir mi?

Evet, PDF’deki işlem tablosu doğru çıkarılabiliyorsa karşılaştırılabilir. Mutabık’ın mevcut sürümü metin içeren PDF’leri destekler; taranmış PDF için OCR desteği bulunmaz.

Mutabakat programı muhasebe kayıtlarını otomatik düzeltir mi?

Mutabık farkları gösterir; muhasebe sisteminizdeki kayıtları değiştirmez. Düzeltme kararını kaynak belgeleri inceleyerek vermelisiniz.

Şifreli kasanın parolasını unutursam ne olur?

Mevcut kasada parolanız sunucuya gönderilmez ve parola kurtarma bulunmaz. Parolayı kaybederseniz şifreli kaydı açamazsınız; güvenli bir yerde saklayın.