Cari Hesap Mutabakat Farkı Nasıl Bulunur? 7 Kontrol

Cari hesap mutabakat farkını bulmak için önce iki ekstrenin dönemini, para birimini ve açılış bakiyesini eşitleyin. Ardından borç ve alacak yönlerini ortaklaştırarak fatura, ödeme ve iade kayıtlarını belge numarası ve tutar üzerinden karşılaştırın. Yalnızca kapanış bakiyesine bakmak, farkın hangi işlemden kaynaklandığını göstermez.

“Müşteri ekstresi bizim kayıtlarla tutmuyor” veya “tedarikçi bakiyesinde fark var” sorunu, çoğu zaman birkaç kaydın farklı tarihte, farklı tutarda ya da yalnızca bir tarafta bulunmasından kaynaklanır. Bu yazı, muhasebe ekiplerinin farkı araştırırken kullanabileceği pratik bir sıra sunar. Örnek tutarlar kurgusaldır.

Cari hesap mutabakat farkı nedir?

Mutabakat farkı, aynı ticari ilişkiye ait iki tarafın kayıtları ortak kapsam ve işlem yönünde değerlendirildiğinde ortaya çıkan tutar farkıdır. Cari hesap ekstresi tek tarafın hareket dökümüdür; cari hesap mutabakatı ise bu kayıtların karşı tarafla doğrulanmasıdır.

Satıcı açısından alacak olan bir işlem alıcı açısından borç olabilir. Bu nedenle bir dosyadaki borç sütununu diğer dosyanın borç sütunuyla doğrudan karşılaştırmak doğru sonuç vermeyebilir. Önce hangi tarafın bakış açısını kullandığınızı belirleyin.

Cari hesap bakiyesi tutmuyorsa yapılacak 7 kontrol

1. Aynı dönem ve aynı cari hesap mı?

İki dosyanın başlangıç ve bitiş tarihlerini kontrol edin. Bir dosya 30 Eylül, diğeri 1 Ekim tarihli kayıtları içeriyorsa dönem farkı oluşabilir. Aynı unvanın farklı şubelerine ait cari kartları ve farklı para birimlerini tek karşılaştırmada birleştirmeyin.

2. Devir bakiyesi aynı mı?

Dönemin hareketleri eşleşse bile önceki dönemden gelen açılış bakiyesi farklıysa kapanış bakiyesi tutmaz. Devir farkını yeni ayın faturalarında aramak yerine önceki dönemin son mutabakatına dönün. İki tarafta açılış bakiyesinin aynı tarih itibarıyla ve ortak yönde doğrulandığını kaydedin.

3. Eksik fatura veya iade var mı?

Belge numarasını iki ekstrede arayın. Fatura yalnızca bir tarafta görünüyorsa belgenin ilgili cari karta ve doğru döneme kaydedilip kaydedilmediğini inceleyin. İade veya iptal edilen işlemleri de kontrol edin. Ekstrede bulunmaması, belgenin hiç düzenlenmediğini tek başına kanıtlamaz.

4. Ödeme karşı tarafa işlenmiş mi?

Banka dekontundaki tutar ve tarihi, muhasebe kayıtlarıyla karşılaştırın. Ödeme başka cari karta işlenmiş, sonraki gün kaydedilmiş veya birkaç faturaya dağıtılmış olabilir. “Ödendi ama borç açık görünüyor” durumunda dekont ve kayıt referansı birlikte incelenmelidir.

5. Aynı işlem iki kez mi kaydedilmiş?

Belge numarası, tutar ve tarihin tekrar ettiği satırları bulun. Tekrarlı satır bir mükerrer kayıt olabileceği gibi aynı belgenin farklı kalemleri de olabilir. Yalnızca belge numarası tekrar ediyor diye kayıt silmeyin; kaynak belge ve fiş numarasını doğrulayın.

6. Tutar veya sayı biçimi farklı mı?

İskonto, iade, kesinti veya kısmi kayıt tutar farkı yaratabilir. Nedenini belgeyle doğrulayın. Ayrıca Excel’de “1.250,50” gibi değerlerin sayı olarak okunduğundan emin olun; metin kalan tutarlar toplama katılmayabilir. Yuvarlama toleransı kullanıyorsanız sınırını açıkça belirleyin.

7. Tek ödeme birden fazla satıra bölünmüş mü?

Sizdeki 10.000 TL ödeme karşı ekstrede 6.000 TL ve 4.000 TL olarak bulunabilir. Bire bir satır eşleştirmesi bu kayıtları eksik gösterebilir. Toplamı aynı olan satırların aynı işlemi temsil ettiğini dekont ve açıklama üzerinden kontrol edin; tutar eşitliği tek başına yeterli değildir.

Örnek: 2.000 TL mutabakat farkı nasıl açıklanır?

İki ekstrenin aynı döneme ve para birimine ait olduğunu, işlem yönlerinin ortaklaştırıldığını ve açılış bakiyelerinin eşit olduğunu varsayalım:

Farkı açıklayan üç bulgu vardır: faturadaki 500 TL fark, karşı tarafta bulunamayan 3.000 TL ödeme ve sizde bulunamayan 500 TL iade. Katkıları toplandığında 500 − 3.000 + 500 = −2.000 TL olur. Bir kaydı araştırırken kalan farkın da nasıl değiştiğini bu şekilde izleyebilirsiniz.

Bu tablo, hangi tarafın kaydının doğru olduğuna karar vermez. Fatura, dekont ve iade belgesi incelendikten sonra gerekli düzeltme muhasebe sisteminde yapılmalı ve ekstreler yeniden karşılaştırılmalıdır.

Excel ve PDF ekstre karşılaştırma nasıl hazırlanır?

Excel mutabakatı için tarih, belge numarası, açıklama ve tutar alanlarını ayrı sütunlarda tutun. Ara toplamları işlem satırlarından ayırın, belge numaralarındaki baştaki sıfırları koruyun ve eksik kayıtları iki yönde arayın. Ayrıntılı hazırlık için Excel ile cari hesap mutabakatı rehberimizi okuyabilirsiniz.

PDF ekstrelerde metin seçilebilmesi, işlem tablosunun çıkarılmasına yardımcı olur. Ancak sayfa sonlarında bölünen satırlar ve tekrar eden başlıklar kontrol edilmelidir. Taranmış PDF için OCR gerekir; Mutabık’ın mevcut sürümü taranmış PDF’leri desteklemez.

Mutabakat programı ve yapay zekâ nerede yardımcı olur?

Bir ekstre karşılaştırma aracı, eşleşen ve farklı kayıtları düzenleyerek inceleme süresini azaltmaya yardımcı olabilir. Yapay zekâ ise bulguları açıklamak ve kontrol edilecek noktaları anlaşılır hale getirmek için kullanılabilir. Hesaplamanın kaynağını görebilmeli ve belirsiz eşleşmeleri kendiniz doğrulayabilmelisiniz.

Mutabık’ta XLSX, CSV veya metin içeren PDF ekstrelerinizi ekleyerek sütunları ve işlem yönünü kontrol edebilirsiniz. Karşılaştırma kurallarla yapılır; AI açıklaması için ayrıca paylaşım onayı gerekir. Uygulama muhasebe sisteminizdeki kayıtları otomatik değiştirmez ve parçalı ödemeleri otomatik eşleştirmez.

Sık sorulan sorular

Cari hesap bakiyesi neden tutmaz?

Farklı dönem, devir bakiyesi, eksik fatura, işlenmemiş ödeme, iade, tutar farkı veya tekrarlı kayıt neden olabilir. Önce kapsamı eşitleyin, sonra fark yaratan işlemleri kaynak belgeleriyle inceleyin.

Toplam bakiye eşitse tüm kayıtlar doğru mudur?

Hayır. Birbirini dengeleyen iki eksik kayıt aynı bakiyeyi verebilir. Bu nedenle bakiye kontrolünün yanında işlem bazında ekstre karşılaştırma da yapılmalıdır.

Excel ve PDF ekstreleri birlikte karşılaştırılabilir mi?

Evet, iki dosyadaki işlem alanları doğru çıkarılıp ortak biçime getirilebiliyorsa karşılaştırılabilir. Dosya biçiminden önce dönem, para birimi ve borç/alacak yönü doğrulanmalıdır.

Mutabakat farkı çıkınca hangi kaydı düzeltmeliyim?

Fark tablosu araştırılacak kayıtları gösterir. Doğru kayıt, fatura ve ödeme gibi kaynak belgelerle belirlenir; yalnızca farkı sıfırlamak için kayıt değiştirilmemelidir.